Nos outils de digital nomad en van

Cet article est la suite des deux précédents « la vie de freelance en van, cette arnaque » et « Comment on organise notre vie de digital nomad en van ?« . Et comme on vous le disait dans ces articles, être digital nomad en van nécessite une certaine organisation. Qu’il est difficile de trouver. Trouver son propre rythme de croisière, celui qui nous correspond le mieux à nous est assez difficile. Surtout si vous êtes comme moi, prêt.es à essayer les dernières méthodes de productivité les plus reconnues… Qui en fait disent toutes la même chose et ne font que vous détourner de vos propres besoins ! Dans cet article, j’ai à coeur de vous partager les méthodes d’organisation qui fonctionnent le mieux pour moi, pour vous donner une ou plusieurs pistes si vous avez du mal à organiser vos journées de digital nomad en van.

Faire la liste des tâches, des rôles

LA chose qui nous a débloqué, avec Pierre-François, a été de faire la liste des tâches que nous devons chacun réaliser. Mais ça fonctionne aussi très bien si on travaille seul. Dans notre cas à nous, nous sommes deux sur plusieurs activités (on vous en parle très précisément dans notre article sur l’organisation de notre vie de digital nomad). Il y aurait vite de quoi se perdre. Un jour, nous nous sommes donc réunis pour établir exactement la liste des tâches qu’on devait réaliser sur chaque projet, puis nous nous les sommes réparties.

Exemple pour notre blog

Pour l’article, je vais vous montrer en toute transparence ce que donne la création des tâches pour tout ce qui concerne notre projet Le Van Migrateur (blog, réseaux, etc.). Comme nous travaillons à deux, on ajoutera la répartition des tâches. Mais si vous travaillez seul.e, à moins que vous ne déléguiez certaines tâches, vous pourrez sauter cette étape !

1. La liste des tâches

La liste des tâches mérite un grand moment de réflexion, pour ne rien oublier. Il s’agit ici de lister les tâches à réaliser pour un projet, sans les détailler pour le moment. C’est important, pour pouvoir mesurer l’ampleur du travail d’un projet, mais aussi pour réussir à organiser au mieux son temps par la suite.

• Rédaction d’articles
• Réponses aux mails
• Gestion des commandes
• Faire les photos
• Gérer les partenariats
• Gérer les réseaux sociaux
• Gérer la technique du blog
• Compta

2. Détailler les tâches

Une fois que la liste des tâches est réalisée dans son ensemble, on peut venir la détailler en « sous-tâches ». En cas de surcharge de travail, cela nous permettra de venir jeter un coup d’oeil pour savoir en quelques secondes ce qu’il est possible de déléguer pour alléger le travail, ou ce qu’il est possible de supprimer car peu important.

• Rédaction d’articles : écrire les articles, les optimiser pour le SEO, trouver les photos à inclure
• Réponses aux mails
• Gestion des commandes : Envoyer la facture aux clients, vérifier que les paiements sont bien arrivés
• Faire les photos : trouver les bonnes heures, réfléchir aux bons angles
• Gérer les partenariats : trouver des partenaires, les contacter, gérer les partenaires déjà en cours
• Gérer les réseaux sociaux : Facebook (publications et réponses aux commentaires), Groupe privé (modération), Instagram (stories et publications), Pinterest
• Gérer la technique du blog (mises à jour, maintien de la sécurité, etc.)
• Compta

3. La répartition des tâches

Une fois que la liste des tâches est réalisée, on décide ensemble avec Pf qui aura la charge de quelles tâches. Et aucun de nous deux n’a le droit de mettre le nez dans les tâches de l’autre : la règle d’or entre nous est de se faire confiance. S’il y en a un qui bloque à un moment, on peut se demander des conseils. Mais personne n’est en charge de vérifier le travail de l’autre !

Au fur et à mesure de notre expérience, nous avons aussi décidé de déléguer des tâches sur certains projets à des freelances de notre entourage. Cela nous permet de nous décharger des tâches qui, pour nous, sont chronophages et de les déléguer à des gens pour qui c’est le travail de les réaliser. Par exemple : s’occuper de toute la technique ultra poussée du blog. Cela me demande beaucoup de temps quand je dois me pencher dessus, et nous avons trouvé plus rentable de gagner ce temps en déléguant cette tâche, même si cela nous coûte de l’argent. Un rapide calcul nous a permis de nous rendre compte qu’il était plus judicieux pour nous d’agir comme ça.

4. Faire tourner l’organisation autour des tâches

Une fois que la liste des tâches, des sous-tâches et la répartition en cas de travail en équipe sont réalisées et bien notées sur une jolie feuille (ou sur l’outil d’organisation que nous vous présentons plus loin), on peut commencer à organiser concrètement notre semaine, voire notre mois. L’une des choses les plus agréables avec une super bonne organisation, c’est d’avoir le luxe, chaque matin, de se lever, de regarder ce que l’on a à faire et de se laisser guider. Prendre 1h par semaine pour organiser la suivante nous permet d’avoir cette passivité assez agréable, et de ne pas stresser avec des tâches qui sortent de nulle part.

Réinventer la To-Do List

Après avoir essayé de me calquer sur de multiples modèles, je me suis rendue compte que la To-do List quotidienne est un modèle qui ne me convient pas du tout. J’arrive beaucoup mieux à bosser avec une To-Do List hebdomadaire. En fait, ma To-Do List se découpe en deux parties : la To-Do List générale et la To-Do List hebdomadaire.

Ma To-Do List générale

Dans ma To Do List générale, je mets toutes les choses à faire, en vrac, que je dois réaliser. La seule condition est que ça rentre dans la répartition des tâches que nous avons réalisé. J’ai deux colonnes :

Dans cette liste de choses à faire en Vrac, je marque toutes les choses qui « me passent par la tête ». Par exemple, si je suis en train de rédiger un article sur le blog et que je me rends compte qu’il y a un bug sur ce dernier, au lieu de me mettre tout de suite à résoudre le problème, je le note dans cette fameuse liste. Quand PF voit des choses qui correspondent à ma liste des tâches, il m’en fait part pour que je les note dans cette fameuse liste. Pareil quand je m’attaque à un nouveau projet (un nouvel ebook, par exemple). Je commence toujours par faire la liste des sous-tâches à faire pour mener à bien ce projet, et je mets cette liste dans cette To-do list générale !

Ma To-Do List hebdomadaire

À chaque fin de semaine, je prends 1h pour réaliser la To-do list de la semaine suivante. En fait, je me contente de prendre des choses à faire de la To-Do List générale et de les glisser dans la To-Do List hebdomadaire par ordre d’importance. Les choses les plus urgentes à faire étant en haut. Et ensuite, je m’attaque à cette To-Do List tous les jours de 14h à 18h. Je fais, en me laissant guider. Et si des choses à faire me viennent en tête, je les place dans la To-do list générale, pour plus tard. Pour que ce soit plus parlant, je vous expliquerai comment je fais exactement à la fin de cet article.

Chose importante : chaque semaine doit avoir un objectif principal. Je définis toujours l’objectif principal de la semaine, que je devrais respecter avant tous les autres. Un exemple d’objectif hebdomadaire : avoir rédigé 5 articles pour le blog. Aussi, il est bien de se fixer une plage d’horaire de travail, celle où votre productivité est au max, et d’essayer de la maintenir chaque jour pour instaurer une habitude (une habitude se prend en 20 jours) ! Mais, encore une fois, il faut faire comme vous le sentez le mieux !

Pourquoi l’objectif quotidien est incompatible avec la vie en van ?

Beaucoup de personnes conseillent de timer les tâches (= noter le temps qu’elles doivent prendre). Je ne le fais jamais, car cela me stresse trop. Je préfère « dissoudre » les tâches sur une semaine, plutôt que de m’imposer des objectifs quotidiens. Je travaille beaucoup plus sereinement comme ça. Encore une fois, cela est dû à la vie en van. Car si je me fixe un objectif quotidien, et que BOOM ! L’électricité tombe en panne, ou qu’on doit bouger, ou autre chose, je vais tout faire pour tenir cet objectif pour ne pas culpabiliser. Donc je vais finir par travailler tard. Un objectif quotidien ne laisse pour moi pas assez de flexibilité et de place à l’imprévu. Alors qu’avec un objectif hebdomadaire, je peux me permettre de ne pas travailler une après-midi en cas d’imprévu sans stresser, car je sais que je pourrais tenir mon objectif en me rattrapant le lendemain.

Le plus important : s’imposer des moments pour nous

Prendre soin de soi pour ne pas abandonner à la moindre difficulté

Quelque soit votre « niveau » d’entrepreneuriat, que vous en soyez au lancement d’une activité ou que cette activité soit stable, il ne faut jamais faire passer le travail avant le bien-être personnel. Personnellement, je trouve que c’est LE plus grand défi de l’entrepreneuriat : ne pas perdre son identité dans le travail acharné pour réussir à atteindre son objectif le plus vite possible. Même si, c’est sûr, il FAUT que l’argent rentre, s’oublier sur le côté va vous permettre d’avancer super vite au début. Mais ça va tellement vous épuiser, que vous aurez beaucoup plus de mal à faire face aux difficultés de l’entrepreneur. Qui se pointeront forcément. Et c’est à ce moment-là que vous serez le.a plus susceptible d’abandonner. Ce serait bête, non ?

Prendre soin de soi pour rendre les émotions de l’entrepreneuriat supportables

Je parle en connaissance de cause : quand les difficultés se pointent et qu’on est exténués, c’est un vrai sale moment à passer. Un moment de doutes et de remises en question qui fait très très mal. Qui fait naître des angoisses, de l’anxiété. Alors, même si faire face à ce genre d’émotions est obligatoire quand on est entrepreneurs, il est possible de limiter leur impact en se forçant à prendre au moins 1h par jour à faire quelque chose qui nous vide la tête. Quoique ce soit !

Se forcer à prendre du recul, quelque soit la situation

Il y a encore quelques jours, j’étais en train de me prendre la tête sur un problème technique. Je ne voulais pas lâcher, et j’étais prête à y passer la nuit s’il le fallait. Mais je me suis forcée, tant bien que mal, à fermer mon ordinateur et à aller m’occuper du poulain que j’ai en charge pendant le confinement. Je n’avais pas du tout envie d’y aller, je voulais finir et réussir ce que j’étais en train de faire ! Mais je savais qu’en y allant, cette rage de réussir cette tâche coûte que coûte allait perdre en intensité et devenir plus raisonnable. En revenant, j’étais complètement détendue et j’avais trouvé la solution pour le lendemain. Et je me suis promis de toujours faire ça quand je serais confrontée à un problème qui me fait monter en pression, ou à un gros rush.

Nos outils de digital nomad en van

Nous avons 4 outils dont nous nous servons tous les jours, et qui sont devenus nos indispensables. On les utilise eux, et aucun autre ! Inutile pour nous de nous surcharger d’outils pour l’activité que nous avons. Nous voulons les partager avec vous, car ce sont eux qui nous permettent d’avoir le luxe d’avoir une organisation si bien rodée que notre liberté d’action, et notre liberté tout court, grandit un peu plus chaque jour.

Feedly

Dans Feedly, on entre tous les flux RSS des sources d’informations qu’on aime suivre. Et tous les jours, on jette un oeil dessus. Ça nous permet de nous tenir au courant des actualités loin des sources anxiogènes, et de faire un peu de veille sur notre secteur d’activité sans effort, comme toutes les nouveautés se présentent sur un fil d’actualité !

Trello

Trello, c’est un peu la vie pour tout entrepreneur qui se respecte ! C’est un outil si puissant, si formidable, que je vais y consacrer un long paragraphe pour vous montrer les quelques superbes fonctionnalités.

Vous pouvez créer des listes, à l’intérieur de ce qu’on appelle des tableaux. Vous pouvez avoir un tableau par projet, un tableau par équipe … Bref, vous avez le choix ! On peut mettre des rappels, des couleurs, des checklists, … Les fonctionnalités sont incroyablement nombreuses, pour entrepreneurs de tout niveaau ! Voici un exemple de comment peut se présenter un tableau, avec ses listes et ses cartes :

Voici les listes que j’ai dans mon tableau que j’ai appelé TO DO :

• Organisation : y apparaissent la liste des tâches, les tâches sous-traitées, etc. On peut y revenir quand on a besoin d’une petite mise à jour !

• Tous les projets : j’y note tous les projets en cours. Les projets en stand-by en noir, les projets en cours en jaune, les projets à venir en orange, etc. Je rassemble les projets entre eux : les projets freelance/digital nomad, les projets Le Van Migrateur, les projets Vansity, les projets pour le Vanlifest, etc. Cette liste me permet d’avoir une vue d’ensemble sur tous les projets que nous avons. Quand elle est un peu trop remplie, je sais que c’est une période durant laquelle je ne peux pas commencer de nouveau projet.

• Les formations : dans cette liste, je fais apparaître toutes les formations que j’ai faite, que je suis en train de faire et que je souhaite faire plus tard. J’adore me former sur pleins de sujets, donc cette liste est importante pour moi. J’essaie toujours de faire une formation à la fois, pour ne pas surcharger mon esprit d’informations. Je la fait apparaître en jaune.

• La To-Do List générale : c’est la fameuse To Do List dans laquelle je note tout ce que j’ai à faire, pour alléger ma charge mentale. C’est-à-dire que dès qu’une chose à faire me passe par la tête, je la note ici. Il est possible que je me rende compte plus tard que cette tâche n’est en fait pas utile, mais au moins elle est notée et elle n’est plus dans ma tête à prendre de la place !

• La To-Do List hebdomadaire : c’est la To-Do List dans laquelle je glisse les choses à faire que je choisis dans la To-Do list générale. Je classe les choses à faire par thème et par ordre d’importance. Quand j’ai plusieurs choses à faire pour un même thème (pour le Vanlifest digital, par exemple), je les réunit dans une carte sous forme de checklist. Je peux ainsi voir de l’extérieur mon avancée (avec le 9/13, je sais qu’il ne me reste plus que 4 tâches à effectuer pour finir un thème). Voici un screen des deux fameuses To-do Lists :

J’ai aussi un tableau dédié à toutes les idées que nous avons (idées d’article, idées de projets, etc.). Au lieu de les garder en tête, je les y note même si l’idée ne voit jamais le jour. Ainsi, je débarrasse mon esprit et je peux venir sur ce tableau quand j’ai besoin d’inspiration ! Nous avons aussi un tableau dédié à Vansity (pour gérer les accompagnements et les artisans), un tableau partagé dédié au Vanlifest, etc.

Le calendrier Apple

Comme nous avons tous les deux un Mac, on utilise beaucoup ce calendrier pour noter nos rendez-vous d’accompagnement Vansity, ou pour s’organiser. Ainsi, avant de prendre un rendez-vous ou d’organiser quelque chose, on peut jeter un coup d’oeil pour vérifier que rien d’important n’est prévu. Ici, il s’agit plutôt d’un outil de travail collaboratif, que j’utilise de plus en plus pendant le confinement pour organiser mes journées persos. J’y note tout ce que je veux faire en une journée, en timant chaque chose (par exemple, de 8h à 9h méditation, puis de 9h à 10h je m’occupe du poulain, etc.). Je ne suis pas sure de réussir à tenir un calendrier quotidien comme ça lorsque nous serons sortis du confinement. Comme je disais plus haut, ça laisse trop peu de place à l’imprévu (assez peu présent en cette période malheureusement).

Prêt.es à vous lancer en tant que digital nomad en van ?

J’espère avoir pu vous aider un peu en vous présentant notre organisation de digital nomad en van avec plus de détails. Cette vie mêlée au travail en ligne nécessite quelques adaptations, mais le plus important est de trouver celles qui te correspondent le mieux à toi. Selon moi, le maître mot reste quand même le minimalisme, jusque dans le travail ! Avoir trop d’outils, trop de carnets, trop de … Tue complètement la productivité !